Die Entwicklung eines digitalen Arbeitsplatzes im Facility Management
In 3 Schritten zum digitalen Arbeitsplatz
Frank Braun
Managing Partner RealCore Group
Digitaler Arbeitsplatz im Facility Management
Der folgende Artikel ist eine Kurzfassung des im Dezember 2024 auf dem d.velop Blog veröffentlichten Eintrags CAFM – In 3 Schritten zum digitalen Arbeitsplatz. Wir zeigen in drei Schritten, wie der Übergang zu einem digitalen Arbeitsplatz im Facility Management erfolgreich gestaltet werden kann.
Ein digitaler Arbeitsplatz im Facility Management verknüpft Systeme und Anwendungen auf einer zentralen Plattform und bringt damit Transparenz und Effizienz in die Verwaltung und Steuerung von Gebäuden, Anlagen und Ressourcen. Computer Aided Facility Management (CAFM) spielt dabei eine Schlüsselrolle. Dabei handelt es sich um ein computergestütztes System, welches die Verwaltung, Optimierung und Steuerung von Gebäuden, Anlagen und Ressourcen unterstützt.
Herausforderungen bei der Digitalisierung im Facility Management
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Die Umstellung auf digitale Lösungen ist mit Herausforderungen verbunden. Viele Unternehmen arbeiten noch mit isolierten Einzellösungen, die weder in die Systemlandschaft integriert noch zukunftsfähig sind. Diese Insellösungen schaffen Datensilos, erschweren Prozessabläufe und erhöhen die Komplexität. Eine flexible CAFM-Software, die sich an bestehende IT-Landschaften anpasst und zukünftige Anforderungen berücksichtigt, ist daher essenziell.
Ein weiterer Aspekt ist die effiziente Organisation und Nutzung von Daten. In vielen Fällen sind Daten unstrukturiert, redundant oder schwer zugänglich, was die Digitalisierung erschwert. Unternehmen müssen daher nicht nur Softwarelösungen einführen, sondern auch interne Strukturen und Prozesse überdenken
In 3 Schritten zum digitalen Arbeitsplatz
Schritt 1: Überblick verschaffen
Geschäftsprozesse bilden das Herz eines Unternehmens, da sie sämtliche Aktivitäten und Ressourcen steuern. Für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie sollte daher der Fokus unbedingt auf die wertschöpfenden Geschäftsprozesse gelegt werden.
Für die Auswahl einer passenden CAFM-Software ist es essenziell, die Geschäftsprozesse so transparent wie möglich darzustellen. Nur durch eine präzise Dokumentation und Übersicht der bestehenden Prozesse lassen sich Schwachstellen identifizieren und Verbesserungspotenziale aufdecken. Besonders sinnvoll ist es, mit Prozessen zu beginnen, die ein hohes Wertschöpfungs- und Kosteneinsparungspotenzial aufweisen. Für jeden Prozess sollte analysiert werden, an welchen Stellen Daten entstehen und welche Anforderungen an deren revisionssichere Archivierung bestehen.
Schritt 2: Vorhandene IT-Infrastruktur optimal nutzen
Ein digitaler Arbeitsplatz im Facility Management kann durch die geschickte Nutzung bestehender IT-Infrastruktur erheblich profitieren. Lösungen von Microsoft (M365, Teams, SharePoint, Power Platform), SAP oder ServiceNow bieten bereits viele nützliche Werkzeuge, die sich hervorragend integrieren und verknüpfen lassen.
In der Praxis haben die meisten Unternehmen bereits Microsoft-Produkte im Einsatz. Im Folgenden fassen wir den Werkzeugkasten von Microsoft vor:
- Microsoft SharePoint ist die ideale Plattform, um Menschen zusammenzubringen. Dokumente, die im Arbeitsalltag anfallen, werden sicher verwaltet. Eine strukturierte Datenablage mit Metadaten (z.B. Stammdaten eines ERP-Systems) vereinfacht kollaborative Arbeit.
- Microsoft Teams erlaubt die Zusammenarbeit an Dateien und Projekten über Unternehmensgrenzen hinweg.
- Innerhalb der Power Platform ist es sowohl möglich, automatisierte Workflows von Prozessen schnell und unkompliziert umzusetzen als auch eigene No-Code/Low-Code-Apps zu erstellen.
Schritt 3: Einrichten des digitalen Arbeitsplatzes mit CAFM
Ein moderner digitaler Arbeitsplatz erfordert allerdings mehr als nur eine einfache Datenablage. Gemeinsam mit unserem Partner d.velop haben wir eine CAFM-Lösung für das Immobilien- und Facility Management entwickelt, die auf Microsoft SharePoint, Teams und d.velop documents for Microsoft 365 basiert. Verträge, Dokumente und sonstiger Schriftverkehr werden dabei zentral in Akten zusammengeführt. Microsoft Teams dient als Arbeitsoberfläche und ermöglicht den Zugriff auf die Akten.
Die dargestellte Aktenstruktur zeigt die beispielhafte Organisation des Facility Managements innerhalb eines Unternehmens. Sie gliedert sich standardmäßig in die vier für das FM relevante Kategorien, ist aber auch individuell anpassbar:
- FM - Allgemein: Umfasst administrative Aspekte wie Genehmigungen, Pläne und Berichte.
- FM - Infrastruktur: Beinhaltet operative Dienstleistungen wie Reinigungsdienste oder Gartenpflege sowie die Verwaltung von Verträgen, Aufgaben und Berichten.
- FM - Technisch: Strukturiert technische Belange in Kategorien wie Baukonstruktion, technische Anlagen, Förderanlagen und Außenanlagen.
- FM - Kaufmännisch: Fokussiert auf die finanzielle und vertragliche Verwaltung, beispielsweise Vermietungen, Anmietungen und Rechnungen.
- Diese klare Struktur erleichtert die Übersicht und Zuordnung der verschiedenen FM-Aktivitäten und ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Immobilien und Dienstleistungen.
Ausblick für CAFM
Die digitale Transformation im Facility Management ist längst keine Option mehr, sondern ein Muss für Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben möchten. Mit der Weiterentwicklung von CAFM-Systemen wird es bald möglich sein, noch mehr Prozesse zu automatisieren und durch KI-gestützte Funktionen wie Wartungsvorhersagen oder optimierte Ressourcennutzung weitere Effizienzgewinne zu erzielen.